Автоматизация рутины с ИИ: шесть задач бухгалтерии и граница, где ИИ не помогает

Аутсорсинговая бухгалтерская компания сама разложила свою рутину на шесть блоков и отметила, какие считает простыми, а какие сложными. Перенос сумм между таблицами. Выставление счетов из писем и чатов, с заходом в учётную систему. Ответы на типовые вопросы. Платёжные поручения. Документы на отгрузку. Проверка расчёта налогов перед отчётностью.

Проект дошёл до оценки и не превратился в разработку, поэтому это не кейс, а разбор постановки. Зато на ней хорошо видно место, где автоматизация перестаёт работать. Место это техническим не является.

Два разных типа работы, которые заказчик видит одинаково

Первые пять блоков это перенос и подготовка. Работа повторяемая, данные машиночитаемые, результат проверяем: документ либо сформирован правильно, либо нет.

Сложность тут в доступе, а не в модели. Ни одна модель её не снимет. Может ли система читать почту и чаты. Даёт ли учётная система доступ на запись или только на чтение. Кто в компании вообще имеет право выдать эти доступы. Пока на такие вопросы нет ответа, обсуждать интерфейс рано, поэтому подобные проекты мы начинаем с проверки доступа, а не с дизайна.

Шестой блок устроен иначе, хотя выглядит как остальные. Проверка расчёта налогов перед отчётностью требует готовности подписаться под результатом, а вычисления там вторичны. Расхождение система найдёт. Подписаться не сможет.

У этой задачи уже был конкурент

В самой учётной системе есть встроенный механизм проверки, и заказчик считал его слабым. Это важная деталь для оценки, о которой часто забывают: вы соревнуетесь с существующим инструментом, а не с ручным трудом, и разница должна быть заметной, иначе проект не окупится.

Спросить об этом стоит на первом разговоре. Ответ «мы делаем это руками» и ответ «функция есть, но работает плохо» ведут к разным проектам. И к разным бюджетам.

Формулировка, которая снимает страх

Главный вывод из подготовки к тому разговору лежал вне техники. Когда нетехническому заказчику объясняют устройство системы терминами, он не расслабляется. Он настораживается.

Работает другое: система готовит черновик, решение принимает человек. Фраза честная, и она снимает главный страх, что машина начнёт отправлять документы в налоговую сама. Из неё же следует требование к интерфейсу: человек должен видеть, на основании чего система предложила результат, и исправлять его за один шаг. Автоматизация, в которой нельзя быстро поправить черновик, превращается в лишнюю работу, и люди возвращаются к таблицам.

Где автоматизация упирается не в технологию

Похожую границу мы встретили в системе для колледжа. Приём и обработку данных автоматизировать оказалось несложно. А всё, что связано с суждением, не поддалось: смена статуса, причина отказа, оценка спорной ситуации требуют человека. Узкое место там дисциплина обновления, а не скорость ввода. Скорость как раз была в порядке.

Отсюда правило, которое я теперь проверяю до старта. Если процесс сегодня ведётся нерегулярно и держится на памяти конкретного сотрудника, автоматизация его не спасёт. Сначала процесс должен существовать, и только потом его можно ускорять.

Как мы предлагаем к этому подходить

Один процесс за раз, с измеримой частотой: сколько раз в неделю он повторяется и сколько времени занимает сейчас. Проверка доступа до разработки, маленьким платным шагом, который отвечает на вопрос, читаются ли данные и создаётся ли документ в реальной системе заказчика, подробнее про это в статье про спайк. Критерий успеха, записанный заранее: например, доля документов, которые человек принял без правок. Без такого числа через два месяца невозможно понять, стало лучше или просто изменилось.

И честный разговор о том, кто отвечает за ошибку. Это проектное требование, а не юридическая формальность, потому что от ответа зависит, сколько в системе будет ручных подтверждений и как выглядит журнал действий.

Чего я не знаю

Работающей системы по этой постановке мы не построили. Сколько времени она реально сэкономила бы, я сказать не могу. Всё выше про то, как ставить задачу, а считать выгоду это отдельная работа, и мы её тут не делали.

А теперь неудобный вопрос, который стоит задать себе до того, как звать подрядчика. Сколько раз в неделю повторяется процесс, который вы хотите автоматизировать, и сколько минут занимает один раз? Если этих двух чисел нет, разговор об автоматизации будет разговором об ощущениях. Если есть, напишите их нам, этого хватит, чтобы сказать, стоит ли овчинка выделки.